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ホテルグランヴィア広島

宴会・会議

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宴会・会議使用規定

宴会場のご利用に関して下記の通り規定を設けておりますので、
あらかじめご了承くださいますようお願いいたします。

1. 宴会時間
宴会場のご使用は、準備から撤去時間までを含め、契約時間内に終了されますようにお願いいたします。所定の時間を越える場合は、超過時間に応じて、所定の追加料金を頂戴いたします。但し、次の会場使用時刻との関連でご使用時間の延長に応じかねる場合もございますので、あらかじめご了承ください。
2. 有料人数の確認
料理・飲物等をご用意させていただく人数(以下有料人数と称します)を開催日前日の正午までにご連絡ください。それ以降は全て手配が完了いたしておりますので、宴会開催日に出席されたお客さまの人数が有料人数より減少した場合も最終有料人数分の料金を頂戴いたします。
3. 内金・前受金
宴会場のご予約をいただいた場合、期限を定めて、お申込金を申し受ける場合がございます。お申込金の金額は、ご宴会内容によって当社より提示させていただきます。
前受金に関しては、当社から提示いたしましたお見積概算額を、期日を定めてお支払いいただく場合がございます。
4. 装飾・余興などの手配
ご宴会に関する装飾・装花・音響・照明・余興・レセプタント・お土産等の手配につきましては、ホテルで手配させていただきます。お客さまが直接手配される場合は、あらかじめホテル側の了解を得ていただくようにお願いいたします。
5. 直接手配の業者に対する指示
ホテルの了解のもとにお客さまが直接依頼された業者が行うご宴会に関する装飾・余興等の機器および材料の搬入搬出、又は看板等のサイズ、設置場所、設置時間の設定等につきましては、ホテルがその業者の方々にご指示いたします。
6. 損害賠償
お客さま(お客さま側の全ての関係者を含みます)が、ホテルの施設、什器、備品等を破損、損傷しないよう十分ご注意ください。万一、破損・損傷が発生した場合にはホテルがご指示いたしますので、すみやかに修理していただくか、損害賠償額をご負担いただきます。
7. 禁止事項
次に掲げる各項目につきましては、禁止事項となっておりますのでご遠慮くださいますようお願い申し上げます。
1)犬・猫・小鳥等のペット類、家畜類等の持ち込み。
2)発火又は引火性の物品の持ち込み。
3)悪臭を発するものの持ち込み。
4)備品等の移動。
5)ご予約時の使用目的以外の利用。
6)とばく等風紀を乱す行為又は他のお客さまの迷惑になるような言動。
7)その他法令で禁じられている行為。
8. お取消料と期日変更料
すでにご契約をいただいたご宴会をお取り消しになる場合、及び期日を変更される場合は、下記のお取消料及び期日変更料を頂戴いたします。

お取消料と期日変更料 (日数は、お申し出の翌日から起算いたします。)
開催日の120日前から90日前まで お申込金全額、手配済みのものは実費請求させて頂きます。
開催日の89日前から20日前まで 宴会等見積額の30%、申込金は差引かせて頂きます。
手配済みのものは実費請求させて頂きます。
開催日の19日前から10日前まで 宴会等見積額の50%、申込金は差引かせて頂きます。
手配済みのものは実費請求させて頂きます。
開催日の9日前からその前日まで 宴会等見積額の80%、申込金は差引かせて頂きます。
手配済みのものは実費請求させて頂きます。
開催当日のお取消、期日変更 宴会等見積額全額、申込金は差引かせて頂きます。
9. 解約
ご宴会等をお申し込みのお客さま又はご宴会等にご出席のお客さまが、上記1?8の規定を遵守していただけない場合、あるいはその恐れがある場合、又は当ホテルが別に定める宿泊約款並びに利用規則に規定するもののうち、「指定暴力団、指定暴力団員、指定暴力団関係団体、その他反社会的勢力又はその関係者であるとき」など、契約締結の拒否及び禁止事項に関する規定のいずれかに該当する場合は、解約についてこれを準用し、ご宴会等を解約させていただくことがあります。
特に3. 内金・前受金をご請求させていただいた場合に、指定の日までにご入金がされない場合は、当社は前項の場合に準じて、ご宴会等のご予約を解約の上、お取り消しの場合に準じて算出した取消料相当額のご負担をご請求させていただくこともありますので、ご了承ください。

展示会使用規定

展示会のため宴会場をご使用されます際ご注意していただきたい事項を掲げておきましたので、
お守りくださいますようお願いいたします。

1.会場打ち合わせ
1)主催者は催物レイアウトを決定される前にホテル担当者と十分お打ち合わせ願います。
2)開催日1週間前までに、主催者、設営業者、ホテル担当者で、搬入、設営、搬出の詳細、段取り、サービス方法について最終打ち合わせをさせていただきます。なお同時に、喫煙所の明示された会場設営図面、電気配線図面を1週間前までに当方へご提示いただきます。
2.会場のご使用について
1)会場内の諸設備、備品及び壁等を汚損しないようお願いいたします。又壁等に釘、鋲等を打ち付けないでください。消火栓・換気口・非常口等をふさがぬようまた、スプリンクラーへの加熱、接触にご注意ください。
2)会場入口以外での看板、ポスター等の掲示はご遠慮ください。又ロビーへ商品のお持ち出しや、ロビーでのご商談はご遠慮ください。
3)熱、水、臭気、騒音等を伴う機器の実演はなさらないようにお願いいたします。又火薬、油脂、セルロイド、毒性ガス、劇薬、多量のマッチ、腐敗物、腐食物等及び適法に所持を許可されていない鉄砲、刀剣類のお持ち込みもお断りいたします。
3.電気工事について
スポット照明等のご使用により特別な配線を必要とする電気工事は工事資格のある業者に施工させてください。素人配線は固くお断りいたします。なお施工業者名及び責任者名を事前にお知らせください。
4.消防署への書類提出について
会場内の図面を作成のうえ催物開催届書(用紙は営業担当者よりお渡しいたします)を開催日の少なくとも1週間前までに広島市消防局南消防署へ提出し許可を受けてください。
消防署において計画に変更を指示されました場合は必ずお知らせください。
5.搬入出について
1)商品等の搬入出及び会場を設営される業者の会社名及び責任者、作業人員を事前にお知らせください。
2)搬入出当日、責任者および作業員であることを明確にできるよう名札、腕章などを着用してください。
3)恐縮ですが当方指定の搬入出時間をお守りくださいますようお願いいたします。又当方指定のエレベーター、階段をご利用ください。
4)ダンボール、使用済物品、残材などは搬出の際、一切お持ち帰り願います。ゴミ等の処理もお願いいたします。
5)作業終了後責任者はホテル係員立ち会いのうえ、建物、設備、物品の損傷の有無を確認してください。
6.防火防犯について
1)会場使用に際し、火災および盗難等の事故を絶対に起こさないようにお願いいたします。万一事故発生の場合は直ちにホテルへ報告してください。
2)喫煙については特に当方の指示に従ってください。喫煙は当方指定の場所でお願いいたします。指定場所以外の喫煙は固くお断りいたします。搬入出、設営の際は当方にて指定場所に喫煙場を用意させていただきます。
3)搬入物についての火災ならびに盗難の責任は当方では負いかねますので必要に応じて損害保険をかけたり監視者を置く等の措置を講じてください。
7.その他
1)飲食物のお持ち込みは誠に勝手ですが、お断りいたします。
2)ご使用の際に室内又は建物の諸設備、備品等を毀損・汚損された場合又は火災等の事故をおこされた場合は当方の算定するところより復旧に要する直接・間接の費用一切の負担をお願いいたします。
3)主催者が会社その他の法人の場合や法人格のない社団法人等の場合には、その代表者の方ならびに会場責任者は恐縮ですが、主催者と連帯して使用料支払いの責任を負っていただきます。
4)宴会・会議使用規定もご承知おきください。